José vient d’être informé par son supérieur hiérarchique du fait qu’une enquête interne allait être diligentée à son encontre. Différents griefs auraient été émis dont celui de s’être fait rembourser des frais professionnels qui n’en étaient pas. Un enquêteur externe, soit un avocat, a été désigné pour cette investigation.
José craint que les démarches qui seront entreprises pour vérifier son honorabilité ne s’avèrent trop intrusives et qu’elles débordent sur sa vie privée. Il décide donc d’interroger par écrit son employeur en soulignant le fait qu’il collaborera pleinement, pour autant que ses droits soient préservés. Insatisfait des réponses parcellaires qui lui sont apportées, il consulte un ami juriste qui lui tient ce langage.
Le rapport d’investigation émis à l’issue de l’enquête interne ne devrait être remis qu’aux seules personnes concernées.
Vous l’aurez compris, une démarche de ce type génère assurément des risques tant pour l’employeur que pour l’employé. En sus, elle est susceptible de fragmenter la confiance si difficile à établir dans une relation de travail, et ce même si le résultat de l’enquête ne corrobore pas les griefs émis. Une enquête interne doit donc être mûrement réfléchie, planifiée, explicitée, réalisée et clôturée avec la plus grande circonspection. Sinon, qu’elle qu’en soit l’issue, elle deviendra un facteur de dissension.
Une enquête interne n’est pas anodine. L’employé a donc le droit d’être orienté exhaustivement sur les motifs qui la fondent, son déroulement, ainsi que les informations collectées. Il conviendra également de définir le rôle de chaque intervenant et le champ d’investigation. La transparence doit prévaloir.
S’agissant des moyens de preuve à administrer, il convient de se demander s’ils sont aptes, nécessaires et non exagérés pour atteindre le but recherché, à savoir, en l’occurrence, déterminer si des factures privées ont fallacieusement été produites au titre des frais professionnels. Chaque personne qui participe à l’enquête interne (intervenant, témoin, etc.) doit se voir rappeler ses obligations de confidentialité. En fonction de la sensibilité de l’affaire, il peut s’avérer pertinent d’exiger la signature d’une clause de confidentialité comprenant une clause pénale, ce qui signifie qu’en cas de non-respect de l’obligation, une somme devrait être payée.
Le rapport d’investigation émis à l’issue de l’enquête interne ne devrait être remis qu’aux seules personnes concernées. En cas de classement, les données devront être effacées et celles détenues par l’enquêteur externe récupérées. Dans l’hypothèse d’un constat de violation contractuelle, respectivement de l’existence d’un délit, les données devront être conservées en perspective d’une éventuelle procédure.